Laufende Buchhaltung

Tipps & Hinweise zur laufenden Buchhaltung und Belegen

Bitte beachten Sie bei Ihrer laufenden Buchhaltung die folgenden Anforderungen an Ihre Belege. Es handelt sich nicht um Schikanen, mit denen wir Ihre Arbeit erschweren wollen, sondern um Voraussetzungen, die Ihnen steuerliche Vorteile sichern sollen.

Rechnungsanforderungen

Belege über 250,00 Euro
In den Rechnungsformularen müssen alle in § 14 Abs. 4 UStG genannten Angaben enthalten sein:
1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des
  - a) leistenden Unternehmens sowie des
  - b) Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (wir empfehlen die USt-Nr.)
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Fortlaufende Rechnungsnummer (darf nur einmalig vergeben sein)
5. Bei Lieferung: Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände
  Bei sonstiger Leistung: Umfang und die Art der Leistung
6. Bei Lieferung: Zeitpunkt der Lieferung bzw. Verweis auf den Lieferschein
  Bei sonstiger Leistung: Leistungsmonat bzw. -zeitraum, Abnahmezeitpunkt
  Bei Anzahlungen: Ausstellungsdatum, bzw. der frühere Vereinnahmungszeitpunkt
7. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Nettoentgelt
8. Bei Steuerfreiheit der Lieferung oder sonstigen Leistung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung (z. B. Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG, Steuerbefreiungen nach § 4 Nr. ... UStG)
9. Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (z. B. Boni, Skonti, Rabatte)
10. Den auf das Nettoentgelt entfallenen Steuersatz (%) sowie darauf entfallenden Steuerbetrag
11. Bei Werklieferung oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ein Hinweis auf die 10-jährige Aufbewahrungspflicht der Rechnung durch den Leistungsempfänger

Der Rechnungsaussteller sollte, um Rechnungskorrekturen und damit eigenen Verwaltungsaufwand zu vermeiden, darauf achten, dass alle oben genannten Merkmale auf der Rechnung enthalten sind.

Wenn diese Angaben auf Rechnungen fehlen, lassen Sie sich bitte Ihre Belege vom leistenden Unternehmen (Rechnungsaussteller) unbedingt vervollständigen, da sonst ihr Vorsteuerabzug entfällt.

Bitte beachten Sie, dass auf Rechnungen sowohl der Nettobetrag als auch die Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Ansonsten ist ein Vorsteuerabzug nicht gewährleistet. Es reicht nicht aus, wenn die Rechnungen lauten: „Brutto 238,00 Euro, darin 19 % USt 38,00 Euro“. Es muss auch unbedingt der Nettobetrag mit 200,00 Euro genannt sein.

Das höchste Steuergericht, der Bundesfinanzhof, hat entschieden, dass es z. B. heißen muss:

„Netto 300,00 Euro, zzgl. 19 % USt 57,00 Euro = 357,00 Euro“

Tipp: Bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro genügen folgende Angaben:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände
Tag/Zeitraum der Leistung
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
Steuersatz

Besondere Belege:

Bewirtungsbelege
Bewirtungsbelege müssen immer maschinell erstellt und mit einer Registriernummer versehen sein. Alle Teilnehmer (auch die bewirtende Person), Anlass, Datum und Unterschrift müssen vom Bewirtenden angegeben sein. Wenn dies nicht der Fall ist, bitten wir Sie, diese Angaben zu vervollständigen, da sonst bei nicht vollständig ausgefüllten Bewirtungsbelegen, Ihr Vorsteuerabzug entfällt und der gesamte Rechnungsbetrag nicht als Betriebsausgaben absetzbar ist. Bitte beachten Sie hierbei ebenfalls die Formvorschriften für Rechnungen über 150,00 Euro. Bitte lassen Sie sich Ihre Trinkgelder vom Kellner auf dem Beleg bestätigen. Von den Netto-Bewirtungskosten sind 70 % steuerlich abzugsfähig.
Geschenke
Sachgeschenke an Kunden und Lieferanten sind nur bis zu einem Wert in Höhe von netto 35,00 Euro je Empfänger pro Jahr als Betriebsausgabe abzugsfähig. Voraussetzung ist, dass auf den Belegen der/die Empfänger von Ihnen vermerkt worden sind. Geldgeschenke sind nicht absetzbar.
Fachbücher
Auf Belegen für Fachbücher muss stets eine möglichst genaue Angabe zum Titel und dem Autor des Buches oder der Zeitschrift vermerkt worden sein, da Sie diese sonst nicht als Betriebsausgabe geltend machen können.
Reisekosten
Eine Rechnung der Reisebüros ohne den dazugehörigen Fahrausweis reicht für eine ordnungsgemäße Verbuchung der Reisekosten nicht aus. Um die Reisekosten ordnungsgemäß verbuchen zu können, legen Sie uns bitte stets die Originalbelege oder die Rechnung mit den zugehörigen Belegen bei. Die Rechnung eines Reisebüros reicht zum Nachweis einer Flugreise nicht aus, das Flugticket der Fluggesellschaft muss zusätzlich vorliegen, ebenso die Bordkarte.
Spenden
Grundsätzlich verlangt das Finanzamt zur Berücksichtigung des Spendenabzugs eine Bescheinigung nach amtlichem Muster. Von der Vorlage dieser amtlich vorgeschriebenen Spendenbescheinigung kann bei Zuwendung in folgenden Fällen abgesehen werden:
- Zuwendungen zur Linderung der Not in Katastrophenfällen an inländische juristische Personen öffentlichen Rechts oder an anerkannte Verbände zur freienWohlfahrtspflege
- Kleinstbeträge in Höhe von bis zu 200,00 Euro wenn der Empfänger eine inländische juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine inländische öffentliche Dienststelle ist oder der Empfänger eine steuerbegünstigte Körperschaft ist und aus dem Einzahlungsbeleg die notwendigen Angaben über die Freistellung und die Angabe ersichtlich sind, ob es sich hierbei um eine Spende oder eine Mitgliedschaft handelt.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig sind, können im Geschäftsjahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, ohne abzugsfähige Vorsteuer (= Nettobetrag) für das einzelne Anlagegut 800 Euro (ab 2018, vorher 410 Euro) nicht übersteigen, betragen die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten mehr als 250 Euro aber nicht mehr als 1.000 Euro, kann ein Sammelposten gebildet werden, der gleichmäßig über 5 Jahre abgeschrieben wird. Dies ist nur möglich, wenn dies in einem besonderen laufend zu führenden Verzeichnis aufgeführt ist (= Anlageverzeichnis).

Umsatzsteuer: § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 und Nr. 7 Umsatzsteuergesetz (UStG), Angabe des Zeitpunkts der Leistung und der im Voraus vereinbarten Minderungen des Entgelts

Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG ist in der Rechnung der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung anzugeben. Im Fall des § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG ist der Tag der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts anzugeben, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist. Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG muss in der Rechnung u.a. auch jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, soweit sie nicht bereits im Entgelt enthalten ist, angegeben werden. Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt hierzu Folgendes:

1. Angabe des Zeitpunkts der Leistung oder der Vereinnahmung

Die Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder der sonstigen Leistung ist im Regelfall erforderlich. Dies gilt auch dann, wenn der Tag der Leistung mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Bei einer Rechnung über eine bereits ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung ist eine Angabe des Leistungszeitpunkts in jedem Fall erforderlich. Der Zeitpunkt der Leistung kann sich aus anderen Dokumenten (z.B. Lieferschein) ergeben, die jedoch in dem Dokument, in dem Entgelt und Steuerbetrag enthalten sind, zu bezeichnen sind (§ 31 Abs. 1 UStDV). Bei der Angabe des Zeitpunkts der Leistung reicht es aus, wenn der Kalendermonat angegeben wird, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 31 Abs. 4 UStDV).
Wird über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet, handelt es sich um eine Rechnung über eine Anzahlung, in der die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts entsprechend § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG nur dann erforderlich ist, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt. In diesem Fall reicht es aus, den Kalendermonat der Vereinnahmung anzugeben.

2. Angabe der im Voraus vereinbarten Minderung des Entgelts

Gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG sind Rechnungen in Papierform oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln. Da Vereinbarungen über Entgeltminderungen auch Bestandteil der Rechnung sind, gelten die sich aus § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG ergebenden Formerfordernisse auch für diese. Gemäß § 31 Abs. 1 UStDV kann eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Angaben insgesamt ergeben. Sofern die Entgeltminderungsvereinbarung in dem Dokument, in dem Entgelt und Steuerbetrag angegeben sind, nicht enthalten ist, muss diese als gesondertes Dokument schriftlich beim leistenden Unternehmer und beim Leistungsempfänger oder dem jeweils beauftragten Dritten (§ 14 Abs. 2 Satz 4 UStG) vorliegen. Allerdings sind in dem Dokument, in dem das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag zusammengefasst angegeben sind, die anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Angaben ergeben. Die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein.

2.1 Rabatt- oder Bonusvereinbarung

Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG ist in der Rechnung jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts anzugeben, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
In Anwendung der vorgenannten Vorschriften ist es deshalb ausreichend, wenn in dem Dokument, das zusammengefasst die Angabe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags enthält, auf die entsprechende Konditionsvereinbarung hingewiesen wird. Für eine leichte Nachprüfbarkeit ist allerdings eine hinreichend genaue Bezeichnung erforderlich. Um den Erfordernissen des § 31 Abs. 1 UStDV zu genügen, können die die entsprechenden Vereinbarungen enthaltenden Dokumente z.B. durch einen Hinweis wie „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.“, „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen.“ oder „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.“ bezeichnet werden. Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind (§ 31 Abs. 1 Satz 3 UStDV). Eine leichte und eindeutige Nachprüfbarkeit ist gegeben, wenn die Dokumente über die Entgeltminderungsvereinbarung in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können.
Ändert sich eine vor Ausführung der Leistung getroffene Vereinbarung nach diesem Zeit-punkt, ist es nicht erforderlich, die Rechnung zu berichtigen.
Die Verpflichtung zur Angabe der im Voraus vereinbarten Minderungen des Entgelts bezieht sich nur auf solche Vereinbarungen, die der Leistungsempfänger gegenüber dem leistenden Unternehmer unmittelbar geltend machen kann. Vereinbarungen des leistenden Unternehmers mit Dritten, die nicht Leistungsempfänger sind, müssen in der Rechnung nicht bezeichnet werden. Im Übrigen gilt § 17 Abs. 1 Satz 2 UStG unverändert fort.

2.2 Skonto

Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe wie z.B. „2 % Skonto bei Zahlung bis ......“ den Anforderungen des § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG. Das Skonto muss nicht betragsmäßig (weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zzgl. USt) ausgewiesen werden.

3. Änderung der Bemessungsgrundlage

Die Berichtigung des Steuerbetrags nach § 17 Abs. 1 UStG ist durch den leistenden Unter-nehmer für den Zeitpunkt vorzunehmen, in dem sich die Minderung der Bemessungsgrund-lage durch Inanspruchnahme des Skonto oder die Gewährung des Bonus oder des Rabattes verwirklicht. Das gilt für die Berichtigung des Vorsteuerabzugs durch den Leistungsempfänger entsprechend.

Ein Belegaustausch ist bei Inanspruchnahme des Skonto oder der Gewährung des Rabattes oder des Bonus nicht erforderlich. Entsprechend Abschnitt 223 Abs. 3 Satz 4 UStR ist ein Belegaustausch nur für die in § 17 Abs. 4 UStG bezeichneten Fälle vorgeschrieben.

BMF-Schreiben vom 29. Januar 2004, BStBl I 2004, S. 258 - IV B 7 - S 7280 - 19/04 - IV B 7 - S 7280a - 145/04

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