Belegverwaltung (Anleitung)

Das Buchhaltungsprogramm verfügt über eine integrierte Belegverwaltung. So ist es möglich zu jeder Buchung immer den aktuellen Beleg einzusehen. Außerdem werden den E-Mail-Mahnschreiben (siehe Offene Posten und Mahnwesen) die entsprechenden Belege automatisch als Anhang beigelegt (der der Mail angehangene Dateiname ist immer der Buchungstext der offenen Debitorbuchung plus dem Originaldateinamen).

Die Beleg-Dateien werden in einem bestimmten Verzeichnis abgelegt, dass Sie in MS-Buchhalter über Das Menü Datei/Belege/Belegdateiverzeichnis ansehen betrachten können.

Im Menü Datei/Belege können Sie die dort abgelegten Belegdateien auch als komprimierte Zip-Datei schnell und problemlos sichern und bei Datenverlust wiederherstellen.

Mit rechtem Mausklick auf einen Buchungssatz im Buchungsstapel oder im Journal können Sie sich die Belegdateien im Kontextmenü mit Zugehörigen Beleg anzeigen ansehen. Dieses Menü ist nur aktiviert, wenn auch ein zugehöriger Beleg existiert. Ob ein Beleg existiert, erkennen Sie auch daran, dass im Journal oder  im Stapel an der Belegnummer ein '*' zu sehen ist.

Die im Belegverzeichnis existierenden Belegdateinamen sind wie folgt aufgebaut:

Jahr_Belegkreis_Belegnummer.Dateiendung (Beispiel: 2008_Bank_283.jpg oder ohne Belegkreis 2008__283.pdf)

Die Belegdateien werden mit dem eingestellten Standardanzeigeprogramm aufgerufen.

Sie können Belegdateien einer Buchung zuordnen, indem Sie auf dem Buchungssatz im Buchungsstapel oder im Journal mit der rechten Maustaste klicken und dort Belege/Belegdatei zuordnen oder Belege/Twain Beleg importieren anwählen (Twain Beleg importieren holt sich die Datei direkt vom Scanner und speichert sie als JPG-Datei). Die angegebene Datei wird ins Belegdateiverzeichnis kopiert, dort entsprechend umbenannt (siehe oben) und eine eventuell dort schon zum Buchungssatz gehörende Datei automatisch gelöscht. Außerdem können Sie Belege auch per Drag and Drop (Ziehen und Loslassen) zuordnen.

Selbstverständlich können Sie das Belegdateiverzeichnis auch per Hand ändern, solange Sie die oben angegebenen Namenskonventionen einhalten.

Anstatt der echten Belegdateien können Sie im Belegverzeichnis auch Verweise z. B. Links (.lnk) oder URLs (.url) speichern. Bei einer Datensicherung werden dann aber nur diese Verweise gesichert. Die echten Belege am verwiesenen Ort müssen dann von Ihnen selbst gesichert werden. (Zum Beispiel in der Cloud oder einem anderen Dokumenten-Management-System)

Einstellungen, wie die Belege behandelt werden sollen, können Sie unter Menü: Bearbeiten/Einstellungen/Global/Allgemein tätigen.

Standardmäßig werden im Programm die Originalbelege in einem GoBD-Konformen Belegcontainer gespeichert und die vom Programm erzeugte Belegdatei ist ein Verweis (.lnk) auf eine Datei in diesem Container.

Pro Jahr wird ein solcher verschlüsselter Belegcontainer angelegt. Ein weiterer, wenn die Kapazität von knapp 4 Gigabyte im selben Jahr überschritten wird.

(siehe auch: Dokumentaton zum revisionssicheren Belegcontainer)