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Verwaltung / Importergänzungsregeln (Kontoumsätze)
Hier legen Sie Regeln fest, wie die importierten Kontoumsätze automatisch ergänzt werden sollen.
Importregel für Geld-/Bankkonto: Hier können Sie ein bestimmtes Konto wählen für das diese Regel gelten soll. Die Standardeinstellung ist Global (d. h. für alle Konten gültig).
Die einzelnen Spalten bedeuten:
Aktiv: Regel wird angewandt
Nr: nicht editierbare laufende Nummer der Regel. Diese wir im Dialog Import Kontoumsätze: Buchungsergänzung im 1. Feld angezeigt, wenn auf einen Kontoumsatz eine Regel zutrifft.
Datum: Hier können Sie einen Teil-Text eingeben (zum Beispiel .06. bedeutet: Regel gilt für alle Buchungen im Monat Juni, weil nur dort die Folge .06. wie in 01.06.2008 vorkommt.)
Betragsart: Hier können Sie wählen, ob Ihre Regel nur negative oder nur positive Umsätze erkennen soll. Dies ist zum Beispiel bei Erlösen sinnvoll.
Betrag: Eine Regel trifft zu, wenn der hier eingegebene Betrag mit dem Kontoumsatz übereinstimmt. Dies ist bei Daueraufträgen nützlich.
Buchungstext: Eine Regel trifft zu, wenn der hier eingegebene Text im Buchungstext vorkommt. Dies ist wohl die wichtigste Erkennungsmethode. Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden.
Markieren: Markieren bedeutet, dass im Dialog Import Kontoumsätze: Buchungsergänzung, obwohl die Regel auf einen Umsatz zutraf, dieser so zum Buchungssatz ergänzte Umsatz rot statt grün markiert wird. Wählen Sie Markieren immer, wenn Sie meinen, dass eine Regel eventuell nicht 100%ig richtig arbeiten könnte. So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit Fehlbuchungen zu vermeiden.
Gegenkonto*: Geben Sie hier das zu ergänzenden Gegenkonto ein.
Steuersatz: Geben Sie hier den zu ergänzenden Steuersatz ein.
Hinweis: Der von Ihnen hier frei eingebbare Hinweis erscheint zum einen im Dialog Import Kontoumsätze: Buchungsergänzung als Tooltipp im 1. Feld, um Ihnen zusätzlich zur Regelnummer eine Vorstellung davon zu geben, welche Regel hier zutraf und zum anderen sind Sie sich auch im aktuellen Dialog schnell darüber im Klaren, wozu Sie diese Regel irgendwann einmal erstellt haben.
Grundsätzlich trifft eine Regel nur dann zu, wenn alle eingestellten Bedingungen zutreffen. Treffen mehrere Regeln zu gilt die Regel mit höherer Priorität.
*Gegenkonto
Falls Sie Bilanzieren und mit Debitoren-/Kreditorenkonten arbeiten, gibt es hier noch eine besondere Erkennungsmethode, um die entsprechenden Gegenkonten zu ermitteln. Sie können hier auch einen Text mit folgenden Fragezeichen angeben (zum Beispiel DEB?????). Wird nun im Buchungstext der Text DEB gefolgt von 5 Zahlen gefunden, werden diese 5 Zahlen als Kontonummer eingesetzt. Also wenn im Buchungstext DEB10102 vorkommen sollte, ist das Gegenkonto 10102. Wenn Sie in Ihrer Rechnung Ihre Kundennummern (eventuell sogar Rechnungsnummern) so anpassen und den Kunden darauf hinweisen, dass er unbedingt die Kundenummer bei der Bezahlung mit angeben soll, lassen sich auch diese Zuordnungen leicht automatisieren.
Schalter 'Automatische Debitoren-/Kreditorenerkennung einschalten':
Wenn Sie mit Offenen Posten arbeiten, schalten Sie diesen Schalter ein. Beim Einschalten erscheint ein neuer Dialog Regeln der Personenkontenerkennung mit weiteren Informationen.
Schalter 'Debitoren-/Kreditorenerkennungspriorität nachrangig':
Dies ist nur in Ausnahmefällen notwendig und bestimmt, dass zuerst die normalen Regeln vor der Personenkontenerkennung ausgeführt werden. Der Normalfall ist: zuerst die Regeln der Personenkonten.
Reguläre Ausdrücke:
Das Programm findet auch Texte die auf Reguläre Ausdrücke passen. Diese können Sie direkt oben als Buchungstext eingeben. Die Eingabefelder unten dienen zum Testen Ihrer Regeln. Hier finden Sie weitere Informationen: Regeln der Personenkontenerkennung
Wichtige Bemerkung:
Bitte beachten Sie, dass sich die Importergänzungsregeln in der Buchhaltungsdatei befinden. Nur so können unterschiedliche Unternehmen unterschiedliche Ergänzungsregeln haben. Das bedeutet aber, dass erst durch Speichern der Datei die von Ihnen erstellten Importergänzungsregeln übernommen werden. Wenn Sie dies vergessen, gehen Ihnen Ihre Änderungen verloren.